Mahnwesen in Bestform
Der ideale Mahnrhythmus
Beispiel: Rechnung mit Zahlungsziel 30 Tage
33. Tag: 1. Mahnung mit Nachfrist von 5 Tagen
41. Tag: 2. Mahnung unter Androhung der Übergabe
an ein Inkassobüro
ca. 50. Tag: Übergabe an Inkassobüro
Mehr Effizienz im Mahnwesen durch:
- Regelmäßigkeit (schriftlich mindestens 10tägig)
- eindeutig festgelegtes Konzept
- individuelle Vorgangsweise bei wichtigen Kunden
- Einkalkulieren von Respirofristen (3 Tage)
- Festlegen von Geringfügigkeitsgrenzen
- Skontomahnung als eigener Mahnbereich
- telefonisches Mahnen
Inhalte eines optimalen Mahnkonzeptes:
Mahnrhythmus
Mahnstufen
Mahntexte
Skontomahnung
telefonisches Mahnen
interner Informationsfluss
Betragsgrenzen (Bagatellen etc.)
Fristen
Zustellungsart der Mahnung
Dokumentationspflicht
Entscheidungskompetenz (Ausbuchen etc.)
Die Chronologie des Mahnablaufs
Verbuchen von Bank, Kassa, Gutschriften
Druck einer "Offene Posten"-Liste
Kontenpflege (Umbuchungen etc.)
Druck Mahnvorschlag
Bearbeiten des Mahnvorschlags (letzte Korrekturen)
Bearbeiten von Mahnsperren in Absprache mit dem Vertrieb
Ausdruck der Mahnungen
Versenden der ersten Mahnungen
Individuelle Weiterbearbeitung der restlichen Mahnungen
Dokumentation des Mahnablaufs
Intern: Mitteilungen vom Verkauf, Geschäftsführung (z. B. wegen Mahnsperren etc.)
Gegenüber dem Kunden: Telefonate, Briefverkehr, Versendung der Rechnungskopie
Eckdaten von Mahnungen
im Informationsteil:
Kontaktperson
Telefonnummer und Durchwahl
Bankverbindung/Bankleitzahl
letztes Verbuchungsdatum
Kundenkonto
Datum
Seitenanzahl
im Textteil:
Bezeichnung (Kontoauszug, Mahnung, Zahlungserinnerung, Zahlungsaufforderung)
Textierung (je nach Unternehmenskultur humorvoll, höflich, nüchtern, formal, bestimmt)
Inhalte der 1. Mahnung
Bezeichnung (Kontoauszug, Zahlungserinnerung)
Bitte um Klärung, warum die Forderung noch nicht beglichen wurde, Datum des erwarteten Zahlungseingangs, Gegenstandslosklausel („Sollte sich dieses Schreiben mit Ihrer Zahlung überschneiden, ...“)
Inhalte der letzten Mahnung
Bezeichnung "Letzte Mahnung"
Bezugnahme auf die bereits erfolgte 1. Mahnung
sachlicher Hinweis auf die Konsequenzen
deutlich hervorgehobener Hinweis auf das Datum, an dem die Zahlungsfrist endet
Verzugszinsen und Mahnspesen
per Post eingeschrieben an die Geschäftsleitung adressieren
Effizientes Nachtelefonieren von Außenständen
- Nehmen Sie Einblick in den gesamten Geschäftsfall
- Legen Sie alle Unterlagen bereit
- Seien Sie höflich und freundlich, aber bestimmt
- Fühlen Sie sich nicht als Bittsteller
- Setzen Sie Terminfristen
- Hinweis auf festgelegte interne Organisation
- Seien Sie auf Ausreden gefasst
- Legen Sie sich Argumente zurecht
- Nicht aus dem Konzept bringen lassen
- Lassen Sie sich nicht zu Emotionen hinreißen
- Fühlen Sie sich nicht persönlich angegriffen
Zahlungsprobleme bei einem langjährigen Kunden
Bieten Sie Zahlungsalternativen an, wie z. B. eine Ratenvereinbarung oder eine Stundung.
unbedingt schriftlich festhalten (mit Unterschrift des Kunden!)
Kreditlimit sofort auf Nachnahme setzen
strenge Überwachung
bei Nichteinhalten der Vereinbarung: Übergabe an den KSV1870
Übergeben Sie offene Forderungen zum Inkasso!
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