Die verpflichtende Offenlegung des Jahresabschlusses
Da sich das Geschäftsjahr zumeist mit dem Kalenderjahr deckt und der Bilanzstichtag somit der 31. Dezember ist, endet diese neunmonatige Frist für die meisten Kapitalgesellschaften daher am 30. September. Es bleibt also nicht mehr viel Zeit um dem Firmenbuchgericht den Jahresabschluss fristgerecht zu übermitteln.
§ 277 Abs 1 UGB zählt alle Unterlagen auf, welche grundsätzlich nach der Behandlung in der Hauptversammlung bzw. der Generalversammlung einzureichen sind: der Jahresabschluss und der Lagebericht sowie gegebenenfalls der Corporate Governance-Bericht mit dem Bestätigungsvermerk oder dem Vermerk über dessen Versagung oder Einschränkung, der Bericht des Aufsichtsrats, der Ergebnisverwendungsvorschlag und der Ergebnisverwendungsbeschluss. Gibt es allerdings keinen Aufsichtsrat, so kann klarerweise kein Aufsichtsratsbericht eingereicht werden. Weist der Jahresabschluss keinen Bilanzgewinn auf, so ist auch kein Gewinnverwendungsbeschluss zu erstatten.
Der Jahresabschluss ist grundsätzlich elektronisch zu übermitteln. Liegen die Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag allerdings unter 70.000 Euro, kann der Jahresabschluss auch in Papierform eingereicht werden, er muss allerdings jedenfalls für die Aufnahme in die Datenbank des Firmenbuchs geeignet sein. Gleichzeitig mit der Einreichung sind die Umsatzerlöse bekannt zu geben.
Je nach Größe und Rechtsform der Gesellschaft kann sich der Umfang der offenzulegenden Dokumente reduzieren. Die Zuordnung der Größenklasse bestimmt sich wiederum nach § 221 UGB. Werden mindestens zwei der drei bezeichneten Merkmale nicht überschritten, so liegt die jeweilige Größe vor. Kleine Kapitalgesellschaften: 4,84 Mio Euro Bilanzsumme; 9,84 Mio Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag; im Jahresdurchschnitt 50 Arbeitnehmer. Mittelgroße Kapitalgesellschaften: 19,25 Mio Euro Bilanzsumme; 38,5 Mio Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag; im Jahresdurchschnitt 250 Arbeitnehmer. Ist eine Kapitalgesellschaft börsenotiert oder sind andere von ihr ausgegebene Wertpapiere an einem geregelten Markt im Sinne des Börsegesetzes zum Handel zugelassen, so gilt sie jedenfalls stets als groß.
Die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften haben spätestens mit den Einreichungen bekannt zu geben, in welche der Größenklassen die Gesellschaft im betreffenden Geschäftsjahr einzuordnen ist.
Eine kleine GmbH hat gemäß § 278 UGB nur die Bilanz und den Anhang einzureichen. Eine Verpflichtung zur Einreichung der Gewinn- und Verlustrechnung besteht nicht. Ist die GmbH prüfungspflichtig, so ist auch der Bestätigungsvermerk oder der Vermerk über dessen Versagung oder Einschränkung einzureichen. Für die Offenlegung der Bilanz und des Anhangs einer kleinen GmbH gibt es eigene Formblätter deren Verwendung jedoch nicht verpflichtend ist.
Auch für die mittelgroße GmbH sowie die kleine und die mittelgroße AG gibt es gewisse Erleichterungen. Zwar ist es ihnen jedenfalls gestattet einen vollständigen Jahresbericht einzureichen, es ist jedoch gemäß § 279 UGB ausreichend, wenn sie eine verkürzte Bilanz, eine verkürzte Gewinn- und Verlustrechnung sowie einen in geringfügigem Ausmaß verkürzten Anhang offenlegen.
Keine erleichterte Offenlegung gibt es für die große GmbH und die große AG. Letztere ist darüber hinaus dazu verpflichtet ihren Jahresabschluss im Amtsblatt der Wiener Zeitung zu veröffentlichen.
Bei Konzernen ist der Konzernabschluss mit dem Bestätigungsvermerk oder dem Vermerk über dessen Versagung gleichzeitig mit dem Jahresabschluss der Muttergesellschaft unter Beifügung der bezeichneten Unterlagen und des Konzernlageberichts von den gesetzlichen Vertretern der Muttergesellschaft beim zuständigen Firmenbuchgericht einzureichen.
Das Firmenbuchgericht prüft von Amts wegen, ob die offenzulegenden Unterlagen ordnungsgemäß eingereicht wurden. Wird der Offenlegungspflicht nicht oder nicht ausreichend nachgekommen, so erfolgt deren Durchsetzung durch die Verhängung von Zwangsstrafen in der Höhe von zunächst bis zu 3.600 Euro. Wird den Verpflichtungen auch innerhalb von zwei Monaten nach Rechtskraft des Beschlusses über die Verhängung der Zwangsstrafe nicht nachgekommen, so ist eine weitere Zwangsstrafe bis zu 3.600 Euro zu verhängen und der Beschluss über die verhängte Zwangsstrafe zu veröffentlichen. Darüber hinaus können auch Mitbewerber bei nicht ordnungsgemäßer Erfüllung der Offenlegungspflichten mittels Unterlassungsklage wegen eines Verstoßes gegen das Wettbewerbsrecht vorgehen. Es ist daher allen offenlegungspflichtigen Unternehmen dringend anzuraten, ihren Verpflichtungen rechtzeitig und vollständig nachzukommen.
Weitere Informationen erhalten Sie bei Mag. Peter Borbas
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