Datenschutzerklärung der KSV1870 Forderungsmanagement GmbH zur DSGVO

Zur Bestätigung der rechtskonformen Durchführung der Leistungen der KSV 1870 Forderungsmanagement GmbH möchten wir folgende Erklärung abgeben.

Begriffe der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“)

Im Sinne der DSGVO bezeichnet der Ausdruck:

„personenbezogene Daten“: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (betroffene Personen) beziehen;

„Verarbeitung“:  jeden mit oder ohne Hilfe automatischer Verfahren ausgeführten Vorgang  wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung,  die Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von Daten;

„Verantwortlicher“: die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder eine andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet;

„Empfänger“: eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung etc., der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht;

„Dritter“: eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten;

„Auftragsverarbeiter“: eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet;

Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

1. Welche Ihrer personenbezogenen Daten wir im Rahmen des Forderungsmanagements verarbeiten
An personenbezogenen Daten verarbeiten wir jene, welche uns zur Durchführung von Inkassomaßnahmen (Forderungsmanagement) und zur Wahrung der Interessen von Gläubigern (Gläubigerschutz) bekannt gemacht werden. Dies sind insbesondere

  • Stammdaten/Personendaten (Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum),
  • Kommunikationsdaten (Emailadresse, Telefonnummer),
  • Vertragsdaten (Rechnungsnummer, Vertragsdatum),
  • Forderungsdaten (Faktura- und Valutadatum, Angaben zur Forderung), Exekutionsdaten, Informationen aus öffentlichen Verzeichnissen und amtlichen Bekanntmachungen, ggf. Zahlungsinformationen, Wahrscheinlichkeitswerte zur internen Entscheidungsunterstützung, Fallhistorie.

1.2. Woher stammen diese Daten?
Erklärung im Sinne des Artikel 14 DSGVO:
Vorwiegend erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten im Zuge der Fallübergabe von unseren Kunden (Ihren Gläubigern). Weitere relevante Daten stammen aus öffentlichen Registern. Sollten danach weitere Erhebungen nötig sein, beziehen wir einerseits Auftragsverarbeiter in die Fallbearbeitung ein oder nutzen die Dienste von gewerberechtlich befugten Unternehmern, um die betreffenden Daten zu erheben (insbesondere Adress- und Bonitätsdaten).

Erklärung im Sinne des Artikel 13 DSGVO: Im Einzelfall kann es auch dazu kommen, dass wir Ihre Daten direkt bei Ihnen erheben. Wir verarbeiten auch jene Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns selbst, etwa im Zuge eines Telefonats oder einer E-mailkorrespondenz, mitteilen, sofern dies zur Erreichung der oben genannten Zwecke erforderlich ist.

1.3. Wie lange werden diese Daten von uns aufbewahrt?
Diese Daten werden von uns nur solange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung der Verarbeitungszwecke, aufgrund gesetzlicher oder behördlich empfohlener Aufbewahrungsfristen oder zur Abwehr allfälliger Haftungsansprüche erforderlich ist.

1.4. Zweck dieser Datenverarbeitung:
Die Tätigkeit erfolgt zur Durchführung von Inkassomaßnahmen im Sinne der Bestimmung des § 118 Gewerbeordnung („GewO“)) und zur Wahrung der Interessen von Gläubigern (Gläubigerschutz).

1.5. Mögliche Empfänger der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten
Zur Einbringlichmachung der Forderung kann es erforderlich sein, Ihre Daten an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern zu übermitteln:

  • Ihre Gläubiger (unsere Auftraggeber); 
  • Dritte (sofern von Ihnen bevollmächtigt oder zur Vertretung befugt);
  • (andere) Inkassobüros;
  • Rechtsanwälte;
  • Auftragsverarbeiter (Kreditschutzverband von 1870, KSV1870 Holding AG, KSV1870 Information GmbH, Österreichische Post Aktiengesellschaft für den Postversand, Tel-Commerce GmbH zum Zwecke des Telefoninkassos);
  • Unternehmen der KSV1870-Gruppe (Kreditschutzverband von 1870, wenn eine Forderung Ihnen gegenüber in einem Insolvenzverfahren angemeldet werden muss; KSV1870 Information GmbH, wenn im Zuge des Forderungsmanagements Ihre Bonität beurteilt werden muss sowie zur allfälligen Aufnahme in die Wirtschaftsdatenbank oder die Warenkreditevidenz);
  • Drittschuldner;
  • Abtretungsempfänger;
  • Gerichte;
  • Schuldnervertreter (etwa von Ihnen gewählte Rechtsvertreter).

Darüber hinaus weisen wir Sie darauf hin, dass auch Sie betreffende Zahlungserfahrungsdaten über unbestrittene und trotz Eintritt der Fälligkeit unbezahlte Forderungen sowie Adressdaten zum Zwecke des Gläubigerschutzes an die KSV1870 Information GmbH zur rechtmäßigen Verwendung im Rahmen ihrer Gewerbeberechtigungen gemäß §§ 151 (Adressverlag), 152 (Auskunftei über Kreditverhältnisse) und 153 (Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung und EDV Technik) der Gewerbeordnung 1994 übermittelt werden können.

1.6. Rechtsgrundlagen dieser Datenverarbeitung sind folgende Bestimmungen:
Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitungen sind folgende Bestimmungen der DSGVO:

  • Art 6 Abs 1 lit b (notwendig zur Vertragserfüllung);
  • Art 6 Abs 1 lit f (überwiegendes berechtigtes Interesse, welches darin besteht, die oben genannten Zwecke zu erreichen);
  • Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO (Datenverarbeitungen auf Basis Ihrer Einwilligung).

1.7. Übermittlung personenbezogener Daten
Wie beschrieben, ist es möglicherweise auch erforderlich, von uns verarbeitete personenbezogene Daten an Dritte, derer wir uns bedienen und denen wir Daten zur Verfügung stellen, weiterzuleiten. Eine Weiterleitung von personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der DSGVO und grundsätzlich innerhalb der EU. Ist es im Einzelfall erforderlich, Inkassomaßnahmen außerhalb der EU zu setzen, kann es dazu kommen, dass wir Ihre Daten insbesondere an Inkassobüros oder Rechtsanwälte außerhalb der EU übermitteln. Derartige Übermittlungen nehmen wir nur vor, sofern dafür ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission bzw. geeignete Garantien vorliegen oder die Übermittlung genehmigungsfrei ist.

1.8. Datensicherheit
Wir setzen die erforderlichen technischen und organisatorischen Schritte, um die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten insbesondere vor unerlaubten, rechtswidrigen oder zufälligen Zugriffen durch unberechtigte Personen, Datenmanipulationen, Verlust oder Zerstörung zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

2. Ihre Rechte („Betroffenenrechte“)

2.1. Auskunftsrecht nach Art 15 DSGVO
Die faire und transparente Verarbeitung von Daten ist uns wichtig. Entsprechend Art 15 Abs 1 DSGVO haben Sie das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden und Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten. In dieser Auskunft erfahren Sie, welche Ihrer Daten bei uns zum Zweck des Inkassomanagements gespeichert sind.

2.2. Richtigstellung
Unser Interesse gilt der Richtigkeit der Daten. Nach Artikel 16 DSGVO haben Sie das Recht, unverzüglich die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogener Daten sowie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten - auch mittels einer ergänzenden Erklärung - zu verlangen. Die Nachweise dazu werden im Sinne einer transparenten Bearbeitung schriftlich verlangt.

2.3. Widerspruch und Löschbegehren
Ihre Widersprüche nach Art 21 DSGVO werden im Einzelfall geprüft und entsprechend den einschlägigen Normen behandelt.

Bei Löschbegehren nach Art 17 DSGVO wird geprüft, ob die vorliegenden Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind und gegebenenfalls gelöscht.

2.4. Einschränkungen der Verarbeitung
Art 18 DSGVO sieht unter anderem das Recht vor, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

  • die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
  • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnt haben und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen,
  • wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie selbst die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
  • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art 21 Abs 1 DSGVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung demgemäß eingeschränkt, so dürfen diese personenbezogenen Daten - von ihrer Speicherung abgesehen - nur mit Einwilligung der betroffenen Person oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

2.5. Datenschutzbehörde
Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, haben Sie zudem das Recht, sich bei der Datenschutzbehörde zu beschweren; deren Adresse ist: Barichgasse 40-42, 1030 Wien.

2.6. Datenschutzbeauftragter
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter ksv1870.datenschutzbeauftragter@ksv.at.