Retten, bevor es zu spät ist

Offene Forderungen gehören zum Wirtschaftstreiben dazu. Leider, denn sie sorgen nicht nur für eine kleinere Schwächephase, sondern können im schlimmsten Fall zu einer veritablen Liquiditätskrise führen. Dabei kann man meist gar nichts dafür, dass ein Kunde nicht bezahlt. Und dann darf man sich in weiterer Folge um die Aufräumarbeiten auch noch selbst kümmern. 

Text: Markus Hinterberger 

Ein langjähriger Geschäftspartner und zuverlässiger Kunde, man kennt und schätzt sich. Die Geschäftsbeziehung hat seit Jahren reibungslos funktioniert, Rechnungen wurden stets umgehend beglichen. Doch plötzlich trudeln die Zahlungen erst kurz vor Zahlungsziel ein, bis selbiges ein erstes Mal tatsächlich überschritten wird. Für viele stellt sich nun die Frage, ob sie tatsächlich direkt mahnen sollen, denn bis jetzt wurde immer pünktlich gezahlt. Kein Wunder, dass ein solch gravierender Schritt insbesondere bei langjährigen Kunden schwerfällt, aber: „Je früher eine Mahnung erfolgt, desto größer ist die Chance, doch noch sein Geld zu erhalten“, erklärt Walter Koch, Geschäftsführer der KSV1870 Forderungsmanagement GmbH. Während manche Unternehmen in so einem Fall völlig routiniert Inkassodienstleistungen in Anspruch nehmen, tun sich andere deutlich schwerer damit. Doch das zu Unrecht: „Denn die betroffenen Betriebe können erwarten, dass ihre Leistungen bezahlt werden. Schließlich haben sie auch eine entsprechende Leistung erbracht“, so Koch.  

Es steht viel auf dem Spiel  

Wenn es darum geht, die eigene Liquidität aufrechtzuerhalten, geht es um weitaus mehr als bloß die eine offene Forderung. Es geht um die finanzielle Stabilität des Unternehmens und damit mittel- und langfristig auch um den Erhalt von Arbeitsplätzen. Ein effizientes Forderungsmanagement beginnt daher bereits weitaus früher – und zwar noch bevor eine Zusammenarbeit vertraglich fixiert wird. Bedeutet im Klartext: Jeder potenzielle Geschäftspartner sollte bereits vor Vertragsabschluss genau unter die Lupe genommen werden. Am objektivsten geschieht das in Form einer Bonitätsprüfung, die in weiterer Folge bei Zustandekommen einer Zusammenarbeit in ein laufendes Monitoring übergeführt wird. Damit schafft man sich nicht nur einen gewissen Informationsvorsprung, sollte der Geschäftspartner tatsächlich wirtschaftlich ins Wanken geraten, sondern man gewinnt auch Zeit, rechtzeitig entsprechende Maßnahmen im Sinne der Risikominimierung zu setzen. Das muss nicht immer gleich die Aufkündigung der Partnerschaft sein, sondern kann zum Beispiel auch in Form angepasster Zahlungsmodalitäten passieren.  

Kosten bleiben bestehen 

Passiert es tatsächlich, dass der Geldfluss einmal abreißt, laufen bestehende Kosten unaufhaltsam weiter: Lieferanten müssen weiterhin bedient, Löhne ausbezahlt und Mietkosten beglichen werden. Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten kann es dann schnell eng werden, wenn auf der anderen Seite kein Geld ins Haus kommt. „Es geht vor allem auch darum, die eigene Liquidität zu sichern und Umsätze zu generieren. Gelingt das nicht, kann es insbesondere für kleinere Betriebe rasch finster werden“, so Koch. Damit es nicht so weit kommt, sollte rasch gemahnt werden – und zwar unverzüglich, nachdem das vereinbarte Zahlungsziel verstrichen und auf dem Konto kein Zahlungseingang erfolgt ist.  

Klein und Groß sind betroffen 

Das Betreiben offener Forderungen ist nicht nur ein zusätzlicher Aufwand, sondern per se eine recht mühsame Aufgabe. Hinzu kommt, dass durch diesen Mehraufwand die eigenen Kosten steigen und bei höheren Außenständen auch die Liquidität des Unternehmens rasch auf eine harte Probe gestellt wird. In Zeiten, in denen die meisten Betriebe ohnehin mit überdurchschnittlich hohen Kosten zu kämpfen haben und den Gürtel enger schnallen müssen, ist das doppelt und dreifach bitter. „Kleine wie große Unternehmen sehen sich in der Situation, dass Geschäftspartner nicht zahlen. Sie laufen ihrem Geld nach, was dramatische Folgen haben kann“, so Koch. Dabei spielt die Größenordnung der offenen Rechnung keine entscheidende Rolle – grundsätzlich wird versucht, alle Forderungen einzutreiben. Das Kredit- oder Forderungsmanagement eines Unternehmens muss daher darauf abzielen, Zahlungsverzüge und Forderungsausfälle so gering wie möglich zu halten und so die notwendige Liquidität des Unternehmens jederzeit zu wahren. 

Die Anzeichen verdichten sich 

Die Ursachen für offene Rechnungen sind laut Austrian Business Check des KSV1870 seit Jahren recht ähnlich: Vergesslichkeit, momentaner Liquiditätsengpass oder Vorsatz sind die drei häufigsten Gründe. Im Ernstfall ist es oft so, dass der Schuldner zumeist die Kommunikation einstellt, wodurch der Handlungsspielraum des betroffenen Unternehmens gegen null geht. Gezielte Maßnahmen, um den Schuldner doch noch zur Zahlung der offenen Rechnung zu bewegen, verpuffen. Dann bleibt nur noch die Eskalationsstufe: die Übergabe einer offenen Forderung an ein Inkassoinstitut wie den KSV1870. „Als KSV1870 ist es dann unsere Aufgabe, eine tragfähige Lösung für beide Seiten zu erzielen. Wir versuchen, die Erwartungen unserer Kunden mit den Möglichkeiten der Schuldner in Einklang zu bringen“, erklärt Koch. Sprich, es geht darum, eine realistische Vereinbarung zu treffen, die vom Schuldner im festgelegten Zeitraum voraussichtlich auch eingehalten werden kann.  

Aus dem Magazin forum.ksv - Ausgabe 01/2025.