Können eine Betriebsprüfung, die Digitalisierung des Rechnungswesens und Geschenke etwas gemeinsam haben? Ja. In allen Bereichen müssen steuerliche Besonderheiten beachtet werden, um sauber und korrekt zu agieren.
Text: Heinz Harb
1. Minenfelder in der Praxis: steuerliche Betriebsprüfung, Finanzstrafrecht, Lohn- und Gehaltsverrechnung
Jeder steuerliche Betriebsprüfungsbericht wird von der Finanzstrafbehörde hinsichtlich finanzstrafrechtlich relevanter Sachverhalte beurteilt. Die Zuversicht, im Rahmen der Betriebsprüfung ein brauchbares „Verhandlungsergebnis“ zu erzielen, oder gar die Freude über ein bereits geschafftes „gutes“ Ergebnis können daher verfrüht sein. Wer als Geschäftsführer, Vorstand oder Unternehmer auf der sicheren Seite sein möchte, sollte Folgendes beachten:
- Wurde eine abgabenrechtliche Anzeige-, Offenlegungs- oder Wahrheitspflicht verletzt oder eine Abgabenverkürzung bewirkt?
- Bestehen Sanierungsmöglichkeiten wie etwa eine Selbstanzeige, der Rücktritt vom Versuch, ein Finanzstrafdelikt zu begehen, oder die Inanspruchnahme eines Verkürzungszuschlages (§ 30a FinStrG) in Abhängigkeit von der Höhe der Abgabenverkürzung?
- Zusätzlich sind bei Lohnsteuerdelikten auch Auswirkungen auf Sozialversicherungsbeiträge, Lohnnebenkosten und Risiken aus Lohn- und Sozialdumping zu berücksichtigen.
Klassische Prüffelder der steuerlichen Betriebsprüfung sind etwa Schwarzumsätze, verdeckte Gewinnausschüttungen, Verrechnungen im familiären Umfeld bzw im Konzernverbund oder nicht abzugsfähige Aufwendungen. Weiters ist es wichtig zu wissen, welcher Sachverhalt bereits abgabenrechtlich oder finanzstrafrechtlich verjährt ist. Um sich vor persönlicher Haftung zu schützen, werden in der Praxis vermehrt Aufträge zur Durchführung eines präventiven „Abgaben-Risiko-Checks“ erteilt. Diese Prüfung ist insbesondere Geschäftsführern, Vorständen oder kaufmännisch Verantwortlichen zu empfehlen – im Idealfall zeitnah zur Funktionsübernahme. Bei einem Anteilserwerb („Share Deal“), bei Unternehmens- bzw Teilbetriebserwerb („Asset Deal“) oder auch bei einer Unternehmensnachfolge sollte ein von einem Steuerberater professionell durchgeführter Abgaben-Check („Tax Due Diligence“) unter Einbeziehung allfällig bestehender Risiken (Ertrags-, Umsatz- und Grunderwerbssteuern, Dienstverhältnisse uvm) erfolgen, um der persönlichen Verantwortung vorsorglich gerecht zu werden.
2. Digitalisierung des Rechnungswesens
Nicht ausgeschöpfte digitale Potenziale sind in vielen Unternehmen nach wie vor ein großes Thema. Dabei ist ein durchgängiger „digitaler Workflow“ mit Steuerberatern in vielen Fällen sehr gut organisierbar. Dieser erspart nicht nur unnötige Vorarbeiten, sondern fördert auch die digitale Datenverfügbarkeit und -sicherheit. Der Datenaustausch kann entweder durch einen Dateitransfer via E-Mail oder über ein geschütztes Webportal erfolgen. Dabei werden Ausgangsrechnungen zwecks papierloser Verbuchung elektronisch übermittelt. Bei zeitnaher Organisation kann darauf aufbauend eine digitale Mahndatei erstellt und an das jeweilige Unternehmen übermittelt werden – damit können Mahnungen automatisch versendet werden. Idealerweise vereinbart eine Firma mit allen Lieferanten eine digitale Übermittlung der Eingangsrechnungen und leitet diese weiter. Alternativ dazu werden einlangende Papierrechnungen eingescannt und über das Webportal hochgeladen. Bei zeitnaher Organisation und papierloser Verbuchung kann dem Unternehmen ein digitaler Zahlungsvorschlag innerhalb weniger Tage zwecks Prüfung und Zahlungsfreigabe übermittelt werden.
Die Daten der elektronischen Registrierkasse werden über eine Schnittstelle transferiert. Natürlich können auch sämtliche Bankbelege zwecks papierloser Verbuchung digital übernommen werden. Für diesen elektronischen Belegtransfer erteilt das Unternehmen der Bank im Vorfeld seine Zustimmung. Sensible Daten aus der Lohnverrechnung können digital und sicher transferiert werden. Gleichzeitig ist die geschützte, digitale Verfügbarkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnungen für jeden Mitarbeiter des Unternehmens möglich. Die Firma kann über das Webportal des Steuerberaters Belege, Auswertungen oder Verträge einsehen, diese bei vorliegender Berechtigung weiterverarbeiten oder mit dem Steuerberater kommunizieren. Dadurch entfallen Zusatzarbeiten, und Auswertungen stehen für zeitnahe Entscheidungen jederzeit zur Verfügung.
3. Schenken macht Freude. Aber welche rechtlichen und steuerlichen Voraussetzungen sind zu beachten?
Schenken oder beschenkt werden sind zumeist schöne Ereignisse. Damit das auch so bleibt, sollten wirtschaftliche, rechtliche und steuerliche Fragen beachtet werden. Es wäre doch schade, wenn im Nachhinein die anfängliche Freude etwa durch eine Anfechtung von Dritten getrübt werden würde. Eine Schenkung liegt vor, wenn ein Geschenkgeber einem Beschenkten eine Sache unentgeltlich überlässt: etwa Bargeld, ein Kfz, Geschäftsanteile uvm. Es bedarf sowohl des Willens des Geschenkgebers, den Beschenkten zu bereichern („Bereicherungswille“), als auch der Zustimmung des Beschenkten. Dabei wäre es unerfreulich, wenn das Finanzamt vorstellig würde und Geschenkgeber und Beschenkten an eine unterlassene Schenkungsmeldung erinnerte – in Verbindung mit einer nicht unerheblichen Strafe. Was muss in Bezug auf das Schenkungsmeldegesetz beachtet werden?
- Bei Schenkungen unter Lebenden besteht für bestimmte Vermögenswerte binnen drei Monaten ab Erwerb eine Anzeigepflicht beim Finanzamt. Bei Missachtung droht eine Strafe.
- Schenkungsmeldebefreiungen bestehen für Schenkungen zwischen Angehörigen bis zu einem gemeinen Wert von 50.000 Euro innerhalb eines Jahres sowie zwischen anderen Personen bis zu einem gemeinen Wert von 15.000 Euro innerhalb von fünf Jahren.
- Keine Schenkungsmeldung ist für Schenkungen im Todesfall, für Erbschaften oder für Schenkungen von Grundstücken erforderlich.
- Weiters ist zu beachten, dass Kreditinstitute bei Überweisungen und Auszahlungen bzw Wertpapierübertragungen ab 50.000 Euro (Kapitalabflüsse) zur automatischen Meldung an das Bundesministerium für Finanzen verpflichtet sind. Diese Daten werden dem elektronischen Steuerakt des Steuerpflichtigen hinzugefügt.
Heinz Harb
Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Unternehmensberater
Vorsitzender der Geschäftsführung bei LBG Österreich (www.lbg.at)
Kontakt: welcome@lbg.at