Dienstleister liefern in Österreich bereits rund 70 Prozent der Bruttowertschöpfung. Industrie und Gewerbe wachsen aber langsamer als etwa wissens-, service-, oder personenbezogene Services. Mit welchen Tools KMU in diesem Sektor ihren Arbeitsalltag und ihr Kerngeschäft effizienter machen können.
Text: Harald Klöckl
„Jetzt muss ich meinem Meister aber rasch aus der Patsche helfen!", ist der Standard-Spruch des Helferleins der Disney-Kreation Daniel Düsentrieb in der „Lustige Taschenbücher“-Reihe. Im Folgenden eine unverbindliche Empfehlung für fünf Helferleins nicht in der Comic-, sondern natürlich für die Unternehmerwelt: Tools und Programme, die den Alltag erleichtern und für den reibungsloseren Betrieb von KMU wertvolle Dienste leisten.
Projektmanagement: Trello
Trello ist ein visuelles Aufgaben‑ und Projektmanagement‑Tool mit Einsatz von Aufgabenverwaltung über Projektplanung bis zu All‑in‑One‑Work‑Management. Das Tool arbeitet mit Boards, Listen und Karten, wie man sie aus der analogen Welt kennt. Im Team werden Verantwortliche festgelegt, dort sind Fristen oder nützliche Dokumente zu den Projekten zu finden, auch Checklisten und vieles mehr. Die Visualisierung macht es leicht zu sehen, was zu tun ist und in welchem Status sich Aufgaben befinden. Das Tool gilt als nützlich für Solo-Nutzer wie auch KMU. Die meisten verstehen Trello schnell und intuitiv. Viele Power-Ups (Integrationen) sind verfügbar, etwa zu Kalender, Zeiterfassung und Automatisierung (Butler). Trello Premium gibt es für 14 Tage in einer kostenlosen Testversion, kostet dann wenige Euro pro Nutzer und Monat, die free-Version reicht wohl den meisten Ein-Personenunternehmen und kleinen Teams.
Vertragsunterzeichnung: DocuSign
Das US-Unternehmen bietet Firmen die Möglichkeit, Verträge digital bereitzustellen, diese per elektronischer Signatur gegenzeichnen zu lassen und zu archivieren. DocuSign hat gestaffelte Preispläne: Von „Personal“ für Einzelpersonen um 9 Euro monatlich bis zu „Business Pro“ mit erweiterten Funktionen um 38 Euro pro Nutzer und Monat. Via DocuSign wird ein Dokument wie etwa Arbeitsvertrag, Kaufvertrag oder Angebot hochgeladen (als PDF, Word etc.) oder direkt in DocuSign erstellt. Mit per Drag&Drop im Dokument eingefügten Signaturfeldern geht es per Mail mit einem sicheren Link an den Geschäftspartner bzw. Adressaten, der kann das im Browser oder im Smartphone signieren, ohne ein DocuSign-Konto zu eröffnen. Sobald alle unterschrieben haben, erhalten alle Beteiligten eine Kopie und das Dokument wird revisionssicher gespeichert. Vereinbarungen sind somit sofort weltweit rechtsgültig.
DocuSign lässt sich in SAP oder Microsoft 365 integrieren. Mehr als 1,7 Millionen zahlende Geschäftskunden soll es weltweit geben, in Österreich dürften es zumindest mehrere Hundert sein. In der Praxis lohnt es sich, wo viele Dokumente digital und rechtsverbindlich unterschrieben werden müssen. Also auch für Freelancer oder EPU, die viele Angebote, Verträge oder NDAs versenden müssen. Generell sind Vertrieb, Personalabteilung, Einkauf/Vertragswesen sowie Projektteams am ehesten die Zielgruppe, besonders wenn internationale Verträge mit unterschiedlichen Rechts- und Compliance-Systemen standardisierte Signaturprozesse erfordern.
Human Resources: Personio
Als führende HR-Plattform in Deutschland bezeichnet sich Personio. Man verspricht, HR und Lohnbuchhaltung zu vereinten Aufgaben zu automatisieren, Workflows anzupassen und Erkenntnisse aus HR-Daten zu gewinnen. Gegründet 2015 und mit Sitz in München ist bei kleinen und mittelständischen Organisationen führend. Die All-in-One-Lösung digitalisiert und automatisiert zentrale HR-Prozesse wie Recruiting, Personalverwaltung und Payroll. Man hat 1.500 Mitarbeiter in Büros in München, Berlin, London, Dublin, Madrid, Barcelona, Amsterdam und New York. Diese entwickeln in der Regel in 4 bis 6 Wochen die für die spezifischen Anforderungen passende HR-Lösung, richten diese ein, schulen die Mitarbeiter. Nia, die AI-Chat-Concierge hilft mit ersten Informationen weiter, wenn man auf der Personio-Website landet.
E-Mail-Marketing: Eyepin
1993 als Marketing- und E-Mail-Agentur in Österreich gegründet, ist Eyepin heute Anbieter einer Marketing-Software-Plattform, etwa für E-Mail-Marketing, Event-Management, Online-Umfragen, Gewinnspiele und mehr. Mit Hauptsitz in Berlin und einem Standort in Wien nimmt Eyepin vor allem den deutschsprachigen Markt ins Visier. Mit Fokus auf Newsletter-Kampagnen, E-Mail-Marketing und DSGVO-konforme Datenhaltung in der EU kann sich Eyepin gut im global US-dominierten Markt halten. Man besticht mit intuitivem Interface, vielen Templates und individualisierbaren Layouts. Was es kostet? Eyepin setzt im Vergleich zum Mitbewerb auf maßgeschneiderte Angebote, was für Unternehmen mit spezialisierten Anforderungen ideal sei, heißt es.
Recht: LexisNexis+AI
LexisNexis als ein führender Anbieter von Rechtsinformation bietet seit zwei Jahren das Produkt LexisNexis+AI in Österreich an. Es ist eine AI‑gestützte Recherche‑ und Arbeitsplattformen, die juristische und wirtschaftliche Recherche mit künstlicher Intelligenz kombiniert. Die Zielgruppe sind Anwälte und Rechtsabteilungen, aber auch Business‑Analysten. Konkret kann der User wie etwa bei ChatGPT allgemein formulierte Fragen stellen (Prompts). Das Tool generiert mit den Rechtsdatenbanken als Basis schnell kontextbezogene Antworten, die zumindest als Grundlage etwa für Schriftsätze taugen und die einem Juristen oft mehrere Stunden Arbeit abnehmen. Die AI interagiert, geht auf Details ein, berücksichtigt Einwände, kann Dokumente analysieren oder zusammenfassen, agiert wie ein „virtueller Kollege.“ In Fachkreisen wird darauf hingewiesen, dass solche AI‑Tools zwar oft hervorragende Ausgangspunkte liefern, aber nicht ohne menschliche Prüfung als endgültige Grundlage dienen sollten.
Doch dieses wie auch die anderen hier vorgestellten AI-basierten Tools entlastet zweifellos von Routineaufgaben und gibt mehr Zeit für den Fokus auf strategische, wertschöpfende Tätigkeiten.
